Manajemen Biaya Proyek Dari Suatu Instansi Pemerintahan

Manajemen Biaya Proyek Pada Sistem Kepegawaian TNI AL Surabaya from Fikry Khairytamim

Studi Kelayakan SI PSB SMA Labschool Kebayoran

Studi Kelayakan SI PSB SMA Labschool Kebayoran from Fikry Khairytamim

PROJECT CHARTER

PROJECT CHARTER

PROJECT NAME          Pembuatan Aplikasi Perusahaan Ekspedisi PT. Kirim Cepat Sampai

PROJECT NUMBER     MPPL/2017/I/01        

DATE                           2 Februari 2017

REVISION NUMBER    1.0

PROJECT DESCRIPTION AND GOALS

Saat ini semua orang membutuhkan suatu hal yang praktis tidak membutuhkan banyak resource untuk melakkukan suatu hal. Maka dari itu, sebagai pembantu dari kegiatan manusia yang cepat saat ini dibutuhkan salah satu contohnya adalah kurir pengiriman barang. Dengan adanya Jasa ini diharapkan personal maupun suatu korporasi tidak perlu lagi khawatir dengan hal pengiriman jasa barang. Dari beberapa contoh yang sudah ada pun banyak diantara mereka yang sudah menggunakan pelacak dari tidak barangnya. Barang mereka dapat dengan mudah untuk di lacak.

            Sebagai contoh dengan klien mengirimkan barang dari suatu lokasi ke tujuan dapat dilakkukan dengan berberapa piihan mulai sampai esok hari maupun dengan pengiriman yang jangka waktunya relatif jauh lebih lama dan dengan berbagai rentang harga. Barang yang sudah dikirim kan pun juga dapat dilacak keberadaannya.

            Belum tersedianya informasi lokasi keberadaan paket pengiriman yang sedang diproses secara real timedi perusahaan jasa kirim paket ymembuat pengirim menjadi khawatir kaan paket kiriman yang sedang diproses. Berdasarkan fenomena tersebut, maka PT. Kirim Cepat Sampai membutuhkan suatu aplikasi yang diharapkan memberikan informasi yang akurat dan reall time, sehingga menghilangkan kekhawatiran akan barang yang sedang dikirim. 

            Aplikasi Tracking Pengiriman Paket merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak yang dikembangkan berbasis mobile dengan sisten operasi Android yang dapat memberikan informasi secara visual lokasi keberadaan paket kiriman. Aplikasi ini terbagi 2 sisi yaitu sisi kurir dan pengirim, dimana pengirim bisa melakukan cek pengiriman dan harga pengiriman, serta kurir bisa melakukan update posisi dan update pengiriman. 

           

RISKS

            Beberapa resiko telah dipikirkan pada pembuatan aplikasi tracking untuk perusahaan ekspedisi PT. Kirim Cepat Sampai. Berikut adalah hal yang harus segera ataupun strategi untuk meminimalisir kemungkinan resiko:

1.     Data dapat dilihat oleh orang yang tidak berwenang

2.     Data dapat diubah oleh user selain admin kurir

3.     Terjadi kesalahan input data

4.     Data yang tidak ter-update dari system

5.     Barang tertukar saat pengiriman dilakkukan

SCOPE DEFINITION

Batasan dari proyek ini:

1.     Tidak mengurus mengenai Penggajian karyawan

2.     Tidak Mengurus mengenai pembukuan dari Perusahaan

3.     Aplikasi hanya boleh digunakaan oleh bagian yang telah disepakati

4.     Fitur hanya dibuatkan sesuai dengan perjanjian awal

Kebutuhan Fungsional

1.     Sistem dapat diakses oleh admin perusahaan maupun klien yang menggunakan jasa

2.     Sistem harus uptodate secara otomatis ke aplikasi agar lebih transparan saat pengiriman

3.     Sistem mempermudah bagian operasional dan keuangan dalam pekerjaannya

4.     Pengiriman dapat diambil langsung oleh pengguna jasa di gudang

Kebutuhan Non-fungsional

1.     Ada animasi untuk mempermudah dalam membaca keadaan kurir

2.     Jika memungkinkan, akan ditambahkan lokasi dari barang terakhir

PROJECT MILESTONES

Project Milestones	Target Date
Bertemu dengan klien	20/03/2017
Proyek dimulai	21/03/2017
Analisa system dan desain selesai	01/04/2017
Presentasi hasil analisa dan desain beserta revisi	15/04/2017
Aplikasi selesai dibuat	15/05/2017
Percobaan aplikasi dan simulasi	17/05/2017
Finalisasi aplikasi	20/05/2017
Proyek selesai	23/05/2017

BUDGET SUMMARY

Project Component	Cost (Rp)
Survei dan analisa	3.000.000
Desain dan Aplikasi	30.000.000
Lisensi dan Training Sistem	8.000.000
Dokumentasi Implementasi	8.000.000
Total	49.000.000

ASSUMPTIONS, CONSTRAINTS, AND DEPENDENCIES

Asumsi dari proyek ini:

1.     Seluruh bagian dilakkukan dihari kerja senin sampai dengan jumat pukul 8.30 sampai dengan 16.30 (8 jam kerja)

2.     Biaya merupakan perkiraan minimum, apabila ada hal yang ingin ditambahkan akan disampaikan beserta bukti pengeluarannya

Batasan dari system ini:

1.     User dapat melakkukan pembacaan pada data yang ada

2.     Admin mendapatkan akses penuh dalam input, read, delete, update

PROJECT ORAGANIZATIONAL STRUCTURE

           

Nama	Peranan	Posisi	Kontak
Posma Rido Damanik	Project Manager	Project Manager	posma.d@gmail.com
Mansur	Anggota Tim	Software Analyst
Saharman	Anggota Tim	Software Developer (progammer)	-
Adi	Anggota Tim	Software Developer (progammer)	-
Nining	Anggota Tim	Software Developer (progammer)	-
Andika	Anggota Tim	Software Developer (progammer), dokumentator	-
Mahendra	Anggota Tim	Representatif klien	-

PROJECT AUTHORIZATION

Approved By:	Date
Fikry (Project Manager)	20/03/2017

Contoh Kerangka Acuan Kerja

Kerangka Acuan Kerja Dengan Contoh Suatu Perusahaan Ekspedisi PT. Kirim Cepat Sampai

A. Latar Belakang
Saat ini semua orang membutuhkan suatu hal yang praktis tidak membutuhkan banyak resource untuk melakkukan suatu hal. Maka dari itu, sebagai pembantu dari kegiatan manusia yang cepat saat ini dibutuhkan salah satu contohnya adalah kurir pengiriman barang. Dengan adanya Jasa ini diharapkan personal maupun suatu korporasi tidak perlu lagi khawatir dengan hal pengiriman jasa barang. Dari beberapa contoh yang sudah ada pun banyak diantara mereka yang sudah menggunakan pelacak dari tidak barangnya. Barang mereka dapat dengan mudah untuk di lacak.

Sebagai contoh dengan klien mengirimkan barang dari suatu lokasi ke tujuan dapat dilakkukan dengan berberapa piihan mulai sampai esok hari maupun dengan pengiriman yang jangka waktunya relatif jauh lebih lama dan dengan berbagai rentang harga. Barang yang sudah dikirim kan pun juga dapat dilacak keberadaannya.

Belum tersedianya informasi lokasi keberadaan paket pengiriman yang sedang diproses secara real timedi perusahaan jasa kirim paket ymembuat pengirim menjadi khawatir kaan paket kiriman yang sedang diproses. Berdasarkan fenomena tersebut, maka PT. Kirim Cepat Sampai membutuhkan suatu aplikasi yang diharapkan memberikan informasi yang akurat dan reall time, sehingga menghilangkan kekhawatiran akan barang yang sedang dikirim. 

Aplikasi Tracking Pengiriman Paket merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak yang dikembangkan berbasis mobile dengan sisten operasi Android yang dapat memberikan informasi secara visual lokasi keberadaan paket kiriman. Aplikasi ini terbagi 2 sisi yaitu sisi kurir dan pengirim, dimana pengirim bisa melakukan cek pengiriman dan harga pengiriman, serta kurir bisa melakukan update posisi dan update pengiriman. 

B. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan diterapkannya aplikasi ini untuk masyarakat adalah: 

1. Pengguna bisa mengecek tarif biaya paket untuk pengiriman barang yang dipesan menggunakan jasa ekspedisi Kirim Cepat Sampai 
2. Penggna bisa mengetahui letak keberadaan barang kiriman dengan cara memasukkan nomor resi 
3. Pengguna dapat menemukan lokasi agen Kirim Cepat Sampai terdekat. 

C. Sasaran
Sasaran yang akan dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah : 

1. Adanya layanan berbasis aplikasi mobile yang melayani orang yang menggunakan jasa layanan Kirim Barang 
2. Adanya sistem yang mempermudah pengecekan proses kirim barang 

D. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa
Nama dan organisasi pengguna jasa adalah PT Kirim Cepat Sampai

E. Sumber Pendanaan
Sumber pendanaan dari PT. Kirim Cepat Sampai untuk pembuatan aplikasi tracking ini adalah milik pribadi sebesar Rp. 80.000.000,00 (delapan puluh juta rupiah).

F. Lingkup, Lokasi, Fasilitas, dan Alih Pengetahuan
a. Lingkup
Ruang lingkup pembuatan aplikasi tracking paket PT Kirim Cepat Sampai harus dilaksanakan oleh Tim Pengembang yang terdiri atas enam tahapan sebagai berikut: 

• Perancanaan dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan 
• Analisis dan Evaluasi terhadap Struktur dan Proses Bisnis 
• Perancangan Sistem 
• Pembanguna Sistem 
• Uji Coba Operasional 
• Penyusunan Laporan dan Dokumentasi Sistem 

b. Lokasi
Kegiatan pembuatan aplikasi ini harus dilakukan di kantor pusat Kirim Barang yang berlokasi di Jl. Puncak Indah Jaya no 1A, Sukilili, Surabaya

c. Fasilitas

• Pengguna Jasa

          a. Konsultasi Kebutuhan
          b. Memberikan fasilitas berupa ruang kerja untuk pembuat aplikasi 

• Penyedia Jasa 

          a. Dokumentasi dan laporan pembuatan aplikasi 

d. Alih Pengetahuan

• Training 
• Pendampingan 
• Konsultasi 

G. Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi tracking ini adalah Spiral yaitu dengan sering melakkukan pembaharuan sesuai dari situasi dan kondisi yang ada di dalam proyek

H. Jangka Waktu Pelaksanaan
Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama 80 hari kerja yang dilaksanakan mulai dari tanggal 1 April 2017.

I. Kualifikasi
Berikut kualifikasi yang harus dipenuhi dalam pembuatan aplikasi ini:

• Bersedia merahasiakan data perusahaan 
• Berpengalaman dalam bidang pembuatan aplikasi 
• Menggunakan metode yang baik dan benar 
• Bersedia memberikan garansi 
• Komitmen kerjasama dengan PT. Kirim Cepat Sampai 
• Komitmen terhadap pekerjaan yang dilakukan 

J. Tenaga Ahli
Demi menunjang keberlangsungan pengembangan aplikasi ini, maka dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut:

• Project Manager (1 Orang) 
• Web Engineer (2 Orang) 
• Mobile Engineer (2 Orang) 
• UI/UX Designer (2 Orang) 
• Trainer (1 Orang) 
• Dokumentator (1 Orang) 

Semua tenaga ahli yang disebutkan diatas harus berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika.

K. Keluaran
Keluaran dari kegiatan pembuatan aplikasi ini adalah:
a. Aplikasi tracking paket milik PT. Kirim Cepat Sampai
b. Buku panduan pengoperasian aplikasi tracking paket

L. Pelaporan
Laporan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Laporan Pendahuluan yang berisikan perencanaan penyelesaian pekerjaan, jadwal kerja, metodologi yang digunakan, tools yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan, analisa awal terhadap ruang lingkup pekerjaan. Laporan ini di serahkan paling lambat dua (2) minggu semenjak penandatangan Surat Perintah Mulai Pekerjaan (SPMK) sebanyak 5 (lima) copy.
2. Laporan Interim yang berisikan kemajuan pekerjaan kegiatan. Laporan ini diserahkan paling lambat minggu terakhir di bulan kedua sebanyak 5 (lima) copy.
3. Laporan Akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan kegiatan ini.